การสรรหาบุคลากร · Recruiting

การสรรหาบุคลากรในเมนูบุคคล (9 บุคคล) ใช้ติดตามตำแหน่งที่ต้องการคน ตั้งแต่เปิดรับสมัครจนได้พนักงานใหม่ ได้แก่ ผู้สมัครและประวัติย่อ (CV) สถานะของใบสมัครแต่ละใบ การสัมภาษณ์และแบบประเมินของผู้สัมภาษณ์แต่ละคน ข้อเสนอการจ้าง และการรับเข้าทำงาน ซึ่งสร้างพนักงานในเมนู 8 เงินเดือน และทะเบียนประวัติให้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ระบบเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครตามที่พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนด ได้แก่ สิ่งที่แจ้งแก่ผู้สมัคร ระยะเวลาเก็บรักษา และการลบข้อมูล

บทนี้อธิบายเรื่องต่อไปนี้

• ผู้ที่เห็นการสรรหา: ฝ่ายบุคคล ผู้จัดการที่รับสมัคร และผู้สัมภาษณ์
• ตำแหน่งงานที่เปิดรับ และถ้อยคำที่ Panya เตือน
• ผู้สมัคร: ข้อมูลที่ Panya เก็บและที่ไม่ถามเลย ประกาศความเป็นส่วนตัว ความยินยอมให้พิจารณาตำแหน่งในอนาคต และประวัติย่อ
• ขั้นตอนของใบสมัคร การไม่ผ่านการคัดเลือก และการถอนการสมัคร
• การสัมภาษณ์และแบบประเมิน
• ข้อเสนอการจ้างและค่าจ้าง
• การรับเข้าทำงาน
• ระยะเวลาเก็บข้อมูลผู้สมัคร และการลบข้อมูล
• สิ่งที่ Panya ยังไม่ได้ทำ

โครงสร้างองค์กรที่การสรรหาใช้ (แผนก ตำแหน่ง พนักงาน สายการบังคับบัญชา) อยู่ในบทบุคคล

เมนูการสรรหา#

ปุ่ม ใบสมัครทั้งหมด (ที่หน้าตำแหน่งงานที่เปิดรับ) แสดงใบสมัครของทุกตำแหน่งตามขั้นตอน และปุ่ม ตั้งค่าข้อมูลส่วนบุคคล (ที่หน้าผู้สมัครงาน) ใช้กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาและข้อความประกาศ

ผู้ที่เห็นการสรรหา#

ข้อมูลผู้สมัครเป็นข้อมูลส่วนบุคคล การสรรหาจึงมีสิทธิ์ของตนเอง 2 อย่าง

ผู้จัดการที่รับสมัครและผู้สัมภาษณ์เป็นพนักงาน ผู้นั้นจะเห็นการสรรหาเมื่อทะเบียนประวัติของตนผูกกับบัญชีผู้ใช้ Panya แล้ว (ช่อง ผู้ใช้งานในระบบ ของทะเบียนประวัติ ดูบทบุคคล) จากนั้นเมนู ตำแหน่งงานที่เปิดรับ และ การสัมภาษณ์ จะแสดงในเมนู 9 บุคคล ของผู้นั้น โดยเห็นเฉพาะของตนเอง นักบัญชีไม่เห็นผู้สมัคร เพราะงานเงินเดือนไม่ต้องใช้

ตำแหน่งงานที่เปิดรับ#

9 บุคคล → ตำแหน่งงานที่เปิดรับ แสดงตำแหน่งงาน เรียงจากล่าสุด พร้อมจำนวนที่รับแล้วจากจำนวนที่ต้องการ และจำนวนใบสมัครที่อยู่ระหว่างพิจารณา ตำแหน่งที่ปิดแล้วแสดงเป็นสีจาง

การเปิดรับตำแหน่ง ให้คลิก เปิดรับตำแหน่งงาน (Alt+A)

เลขที่ตำแหน่งงาน (JO-0001) ระบบออกให้ตามลำดับ

ถ้อยคำที่ Panya เตือน#

นายจ้างต้องปฏิบัติต่อลูกจ้างชายและหญิงเท่าเทียมกันในการจ้างงาน เว้นแต่ลักษณะของงานไม่อาจทำเช่นนั้นได้ (พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน มาตรา 15) และวิธีปฏิบัติของนายจ้างต้องไม่เลือกปฏิบัติโดยไม่เป็นธรรมระหว่างเพศ (พระราชบัญญัติความเท่าเทียมระหว่างเพศ พ.ศ. 2558 มาตรา 17) หรือต่อคนพิการ เมื่อชื่อตำแหน่ง ลักษณะงาน คุณสมบัติ หรือเกณฑ์ประเมินระบุเพศ อายุ สถานภาพสมรส ศาสนา หรือรูปลักษณ์ หน้าตำแหน่งงานจะเตือน

ข้อความนี้เป็นคำเตือน ไม่ใช่การห้าม เพราะงานบางอย่างจำเป็นต้องระบุเพศจริง (เช่น งานในห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า นักแสดง) ควรระบุสิ่งที่งานต้องการแทน เช่น "มีประสบการณ์ขาย 2 ปี" แทน "อายุ 25–35 ปี" กฎหมายไทยไม่ได้ห้ามการจำกัดอายุในการรับสมัครของเอกชน แต่อายุไม่ได้บอกอะไรเกี่ยวกับงาน ส่วนศาสนาเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว

หน้าตำแหน่งงาน#

คลิกตำแหน่งงานเพื่อดูผู้สมัครตามขั้นตอน แต่ละรายการเปิดใบสมัครได้ ใบสมัครที่สิ้นสุดแล้วแสดงอยู่ด้านล่างพร้อมเหตุผล

ผู้สมัครงาน#

9 บุคคล → ผู้สมัครงาน แสดงผู้สมัครพร้อมใบสมัครล่าสุด และคอลัมน์ ข้อมูลส่วนบุคคล บอกระยะเวลาเก็บรักษา ได้แก่ อยู่ระหว่างพิจารณา เมื่อยังมีใบสมัครที่พิจารณาอยู่ ลบหลัง วันที่ เมื่อไม่มีแล้ว และ พนักงาน เมื่อรับเข้าทำงานแล้ว ผู้สมัครที่ได้ข้อมูลมาจากบริษัทจัดหางานหรือผู้แนะนำและยังไม่ได้รับประกาศ จะแสดงวันที่ต้องแจ้งภายใน

ข้อมูลที่ Panya เก็บ และที่ไม่ถามเลย#

คลิก เพิ่มผู้สมัคร (หรือ เพิ่มผู้สมัคร ที่หน้าตำแหน่งงาน)

Panya ไม่มีช่องเพศ คำนำหน้าชื่อ (นาย นาง นางสาว) อายุหรือวันเกิด สถานภาพสมรส ศาสนา สัญชาติ สุขภาพ ความพิการ หรือรูปถ่ายของผู้สมัคร ข้อมูลเหล่านี้ไม่จำเป็นต่อการพิจารณางาน การถามเปิดช่องให้เกิดการเลือกปฏิบัติ และศาสนา สุขภาพ และความพิการเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (มาตรา 26) คำนำหน้าชื่อ วันเกิด (ระบบตรวจอายุขั้นต่ำ 15 ปี) และเพศ บันทึกในทะเบียนประวัติเมื่อรับเข้าทำงานแล้ว ไม่ควรขอสำเนาบัตรประชาชน ประวัติอาชญากรรม หรือผลตรวจสุขภาพก่อนรับเข้าทำงาน เว้นแต่มีกฎหมายกำหนดสำหรับงานนั้น

หน้าผู้สมัคร#

หน้านี้แสดงข้อมูลติดต่อ ใบสมัคร ประวัติย่อและเอกสาร (ลากไฟล์ PDF ไฟล์ Word หรือไฟล์สแกนมาวางได้) และ ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ได้แก่ วันที่แจ้งประกาศ (หรือวันที่ต้องแจ้งภายใน) ความยินยอมให้พิจารณาตำแหน่งในอนาคต และวันที่เก็บข้อมูลไว้ถึง ปุ่ม สมัครตำแหน่งงาน เพิ่มใบสมัคร ส่วนปุ่ม ลบข้อมูล อธิบายไว้ด้านล่าง

ประวัติย่อเปิดดูได้เฉพาะฝ่ายบุคคล ผู้จัดการที่รับสมัครของตำแหน่งที่ผู้สมัครสมัคร และผู้สัมภาษณ์ของผู้สมัคร ไฟล์ที่ควรให้เฉพาะฝ่ายบุคคลเห็น เช่น หนังสือเสนอจ้างที่ระบุเงินเดือน หนังสือรับรอง หรือสำเนาบัตรประชาชน ให้ทำเครื่องหมาย เฉพาะฝ่ายบุคคล ที่การ์ด (คลิกป้ายข้างไฟล์ คลิกอีกครั้งเพื่อให้ทีมรับสมัครเห็น) ผู้จัดการที่รับสมัครและผู้สัมภาษณ์จะไม่เห็นและเปิดไฟล์นั้นไม่ได้ ประวัติการใช้งานบันทึกว่ามีการแนบ ทำเครื่องหมาย หรือดาวน์โหลดไฟล์ โดยใคร พร้อมเลขที่ผู้สมัคร แต่ไม่บันทึกชื่อไฟล์

ขั้นตอนของใบสมัคร#

เปิดใบสมัครได้จากหน้าตำแหน่งงาน หน้าผู้สมัคร หรือ ใบสมัครทั้งหมด

ย้ายไปขั้นตอน ย้ายใบสมัครไปขั้นตอนอื่นที่ยังพิจารณาอยู่ ทั้งไปข้างหน้าและย้อนกลับ ปุ่ม ไม่ผ่านการคัดเลือก ให้เลือกเหตุผล ซึ่งต้องเป็นเรื่องของงานเท่านั้น ส่วนปุ่ม ผู้สมัครถอนตัว ให้เลือกเหตุผลของผู้สมัคร

ใบสมัครที่สิ้นสุดแล้วนำกลับมาพิจารณาได้ถ้าตำแหน่งยังไม่ปิดรับ ระหว่างที่มีข้อเสนอการจ้างอยู่ ต้องบันทึกคำตอบหรือถอนข้อเสนอก่อนย้ายขั้นตอน ส่วน ประวัติ แสดงการย้ายขั้นตอนทุกครั้งพร้อมผู้ที่ทำ

การสัมภาษณ์และแบบประเมิน#

ที่ใบสมัคร คลิก นัดสัมภาษณ์ (ฝ่ายบุคคล)

ระบุวันที่ เวลา และระยะเวลา รูปแบบ (ที่สำนักงาน ทางโทรศัพท์ ทางวิดีโอ) พร้อมสถานที่หรือลิงก์ และเลือกผู้สัมภาษณ์ ซึ่งระบบเลือกผู้จัดการที่รับสมัครไว้ให้แล้ว ระบบเตือนเมื่อผู้สัมภาษณ์มีนัดสัมภาษณ์อื่นในเวลาเดียวกันหรือลาในวันนั้น ปุ่ม แก้ไข ไม่มาสัมภาษณ์ และ ยกเลิก ใช้กับการสัมภาษณ์ที่นัดไว้

ผู้สัมภาษณ์แต่ละคนกรอกแบบประเมินของตนเองด้วยปุ่ม กรอกแบบประเมินของฉัน ที่ใบสมัคร (หรือจาก 9 บุคคล → การสัมภาษณ์ ซึ่งแสดง ยังไม่ได้กรอก ในรายการของตน)

ให้คะแนนทุกเกณฑ์ของตำแหน่งตั้งแต่ 1 (ต้องปรับปรุงมาก) ถึง 5 (ดีเยี่ยม) ให้คะแนนภาพรวมและข้อเสนอแนะ (เหมาะสมมาก เหมาะสม ไม่เหมาะสม ไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง) และเขียนความเห็นจากสิ่งที่เห็น ประเมินจากงาน ไม่ใช่ตัวบุคคล ฝ่ายบุคคลบันทึกแทนผู้สัมภาษณ์ที่กรอกแบบประเมินบนกระดาษได้ ระบบจะแสดงว่าใครบันทึก แบบประเมินแก้ไขได้ระหว่างที่ใบสมัครยังพิจารณาอยู่ และการกรอกแบบประเมินถือว่าสัมภาษณ์แล้ว คะแนนสัมภาษณ์เฉลี่ยของใบสมัครคือค่าเฉลี่ยของคะแนนภาพรวม

ผู้สัมภาษณ์เห็นว่ามีใครอยู่ในคณะผู้สัมภาษณ์ แต่ไม่เห็นแบบประเมินของผู้อื่น ฝ่ายบุคคลและผู้จัดการที่รับสมัครเห็นทุกใบ

ข้อเสนอการจ้าง#

ที่ใบสมัคร คลิก เสนอการจ้าง (ฝ่ายบุคคล)

กฎหมายไม่ได้กำหนดระยะทดลองงาน และสัญญาจ้างทดลองงานถือเป็นสัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา การเลิกจ้างระหว่างทดลองงานจึงยังต้องบอกกล่าวล่วงหน้าเป็นหนังสือ (มาตรา 17) และลูกจ้างที่ถูกเลิกจ้างโดยไม่มีความผิดเมื่อทำงานครบ 120 วันมีสิทธิได้รับค่าชดเชย ไม่ว่าจะอยู่ระหว่างทดลองงานหรือไม่ (มาตรา 118) ระบบเตือนเมื่อระยะทดลองงานตั้งแต่ 120 วันขึ้นไป

เจ้าหน้าที่หรือผู้จัดการฝ่ายบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ ดูข้อมูลเงินเดือน เสนอการจ้างได้โดยไม่ระบุค่าจ้าง และเห็นเพียงว่ามีการบันทึกค่าจ้างแล้วหรือไม่ เจ้าของ ผู้ดูแลองค์กร หรือนักบัญชีเป็นผู้เพิ่มค่าจ้าง ประวัติการใช้งานไม่บันทึกจำนวนเงิน

เมื่อผู้สมัครตอบ ให้คลิก ผู้สมัครตอบรับ หรือ ผู้สมัครปฏิเสธ ส่วนปุ่ม ถอนข้อเสนอ ใช้ถอนข้อเสนอที่รอคำตอบหรือที่ตอบรับแล้วพร้อมเหตุผล เมื่อผู้สมัครปฏิเสธ ใบสมัครยังอยู่ที่ขั้นตอนเสนอการจ้าง ให้เสนอใหม่ หรือบันทึกว่าผู้สมัครถอนตัว

การรับเข้าทำงาน#

เมื่อผู้สมัครตอบรับข้อเสนอแล้ว คลิก รับเข้าทำงาน (ต้องมีสิทธิ์ จัดการการสรรหาบุคลากร และ จัดการงานบุคคล)

ระบุรหัสพนักงาน (ระบบเสนอรหัสถัดไปให้) คำนำหน้าชื่อ วันเริ่มงาน (ของข้อเสนอ) หัวหน้า (ผู้จัดการที่รับสมัคร) วันเกิดถ้ามี (ระบบไม่ยอมรับเมื่ออายุต่ำกว่า 15 ปีในวันเริ่มงาน มาตรา 44) และบัญชีผู้ใช้ Panya ถ้าพนักงานใช้ระบบ (การเลือกต้องดูเงินเดือนได้ เช่นเดียวกับในทะเบียนประวัติ) จากนั้นระบบสร้างให้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

• พนักงานในระบบเงินเดือน ที่เมนู 8 เงินเดือน พร้อมรหัส คำนำหน้าชื่อ ชื่อ วันเริ่มงาน และค่าจ้างที่เสนอ: เงินเดือนรายเดือน หรือค่าจ้างรายวัน โดยพนักงานรับค่าจ้างรายวัน (ตรวจสอบวันทำงานในสัปดาห์ของพนักงานที่เมนูนั้น Panya แจ้งเรื่องนี้เมื่อรับเข้าทำงานเฉพาะผู้ที่ดูเงินเดือนได้)
• ทะเบียนประวัติ พร้อมแผนกและตำแหน่งตามข้อเสนอ หัวหน้า โทรศัพท์และอีเมลของผู้สมัคร วันเกิด และวันสิ้นสุดการทดลองงาน (คำนวณจากจำนวนวันในข้อเสนอ)

ระบบเปิดทะเบียนประวัติให้ กรอกเลขประจำตัวประชาชน ที่อยู่ เพศ และผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉินให้ครบ แล้วจึงกำหนดประกันสังคม ภาษี และบัญชีธนาคารที่เมนู 8 เงินเดือน ลูกจ้างต่างด้าวต้องมีใบอนุญาตทำงาน และต้องแจ้งนายทะเบียนภายใน 15 วันนับแต่วันที่รับเข้าทำงาน ใบสมัครจะเป็นรับเข้าทำงาน และข้อมูลของผู้สมัครกลายเป็นทะเบียนประวัติพนักงาน จึงไม่ถูกลบพร้อมข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ได้รับเข้าทำงาน เมื่อรับครบจำนวนแล้ว ระบบจะแจ้งให้ปิดรับตำแหน่ง

ประกาศความเป็นส่วนตัวและระยะเวลาเก็บรักษา#

ผู้สมัครงาน → ตั้งค่าข้อมูลส่วนบุคคล

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้แจ้งผู้สมัครก่อนหรือขณะเก็บข้อมูล ว่าเก็บเพื่ออะไรและด้วยฐานทางกฎหมายใด ผลหากไม่ให้ข้อมูล ข้อมูลที่เก็บและระยะเวลาเก็บ ผู้ที่ได้รับข้อมูล ช่องทางติดต่อ และสิทธิของผู้สมัคร (มาตรา 23) ใบสมัครงานเป็นข้อมูลที่ผู้สมัครให้เพื่อดำเนินการตามคำขอก่อนเข้าทำสัญญา (มาตรา 24(3)) จึงไม่ต้องขอความยินยอม ส่วนการเก็บไว้พิจารณาตำแหน่งในอนาคตเป็นวัตถุประสงค์อื่น Panya จึงให้ขอความยินยอมแยกต่างหาก ซึ่งผู้สมัครถอนได้ทุกเมื่อ (มาตรา 19) ข้อมูลที่ได้มาจากบุคคลอื่น (บริษัทจัดหางาน ผู้แนะนำ) ต้องแจ้งประกาศภายใน 30 วัน (มาตรา 25) แจ้งประกาศได้ในประกาศรับสมัคร ทางอีเมล หรือเป็นเอกสาร แล้วบันทึกวันที่ไว้ที่ผู้สมัคร

ไม่มีกฎหมายหรือประกาศของคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูลผู้สมัครที่ไม่ได้รับเข้าทำงาน บริษัทต้องกำหนดเอง แจ้งไว้ในประกาศ และปฏิบัติตาม แนวปฏิบัติของคณะกรรมการยกตัวอย่างไว้ 1 ปีหลังสิ้นสุดกระบวนการสรรหา

ทุกชั่วโมง Panya จะลบข้อมูลผู้สมัครที่พ้นระยะเวลาแล้ว โดยลบข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ได้รับเข้าทำงานในวันถัดจากวันที่ลบหลัง พร้อมใบสมัคร การสัมภาษณ์ แบบประเมิน ข้อเสนอการจ้าง และไฟล์ ระบบไม่ลบระหว่างที่ใบสมัครยังพิจารณาอยู่ และผู้ที่รับเข้าทำงานแล้วเป็นพนักงาน ความยินยอมให้พิจารณาตำแหน่งในอนาคตทำให้เก็บข้อมูลไว้จนความยินยอมสิ้นสุด หากสิ้นสุดช้ากว่า

การลบข้อมูลผู้สมัคร#

ผู้สมัครมีสิทธิ์ขอให้ลบข้อมูลของตน (มาตรา 33 ดำเนินการภายใน 90 วัน) ที่หน้าผู้สมัคร คลิก ลบข้อมูล

เลือกเหตุผล (ผู้สมัครขอให้ลบ หรือไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว) บันทึกว่าขอมาทางใดเมื่อใด โดยไม่ต้องระบุชื่อ แล้วคลิก ลบถาวร ข้อมูลทั้งหมดจะถูกลบทันทีและกู้คืนไม่ได้ ข้อมูลของผู้ที่รับเข้าทำงานแล้วลบที่นี่ไม่ได้ เพราะเป็นทะเบียนประวัติพนักงาน

ประวัติการใช้งานระบุผู้สมัครด้วยเลขที่ (C-0012) เท่านั้น และไม่บันทึกชื่อไฟล์ การลบจึงไม่เหลือข้อมูลส่วนบุคคลไว้ ผู้สมัครยังขอดูหรือขอแก้ไขข้อมูลของตนได้ หน้าผู้สมัครและไฟล์แสดงข้อมูลทั้งหมดที่ Panya เก็บไว้

สิ่งที่ Panya ยังไม่ได้ทำ#

• หน้าเว็บสาธารณะให้ผู้สมัครสมัครงานเอง Panya ตั้งใจไม่ทำ เพราะระบบป้องกันการสมัครใช้งานจำกัดจำนวนครั้งต่อที่อยู่ไอพีแต่ไม่มีการตรวจสอบบอท ไฟล์แนบไม่ได้สแกนไวรัส ไฟล์ที่ใครก็ส่งเข้ามาได้จะทำให้พื้นที่เก็บไฟล์ขององค์กรเต็ม และ Panya ไม่มีช่องทางให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าสู่ระบบเขียนข้อมูลของกิจการ ให้รับใบสมัครทางอีเมลหรือเว็บไซต์หางาน แล้วเพิ่มที่นี่
• อีเมลถึงผู้สมัคร (เชิญสัมภาษณ์ แจ้งผล) และการพิมพ์หนังสือเสนอการจ้าง
• การดาวน์โหลดข้อมูลของผู้สมัครเมื่อขอเข้าถึงข้อมูล (มาตรา 30) ให้ดูจากหน้าผู้สมัคร
• อัตราการจ้างคนพิการ (1 คนต่อลูกจ้าง 100 คน ตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป พระราชบัญญัติส่งเสริมและพัฒนาคุณภาพชีวิตคนพิการ มาตรา 33)
• การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงและประวัติ